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事務職の人事考課目標設定ついて

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      2015/11/09

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この時期、人事考課シートの記入に苦労されている管理職の方が多いのではないでしょうか。私も今、一緒に働いているスタッフたちの人事考課シートの提出日が迫っており、真剣に評価をしようとあれこれ考えています。

 

評価する期間は半年ですか?半年って意外と早く過ぎてしまうもので、彼らのその期間の目標が何であったか、常日頃から意識をして、彼らの仕事ぶりを見ておかなければならないと思っているんです。

 

私の部署は事務系ですので、営業職とは異なり、数値目標が立てにくいのは事実です。しかしですね、出来るだけ目標を数値化しないと、達成点、いわゆるゴールがぼけてしまいます。

 

私もかつて、一般職でありましたから、被考課者の時代に上長に対して、「なんでこんな目標設定するのか?」とか、最悪なのは「君、これを書いておいてよ。」とか言われ、呆れる上長がたくさんいらっしゃいました。

 

しかし、こうした上長に巡り合ったからこそ、今の私が自分と一緒に働いている大切なスタッフたちへの配慮有る評価をしようとする気持ちになったのは事実ですね。かつての上長に感謝です。

■営業部門と管理部門の軋轢

事務部門とはいえ、営業部門を支える部署ですから、会社の業績にまったく関係なくはないです。総務ですとか経理ですとかあるいは人事といった部門におかれては、どうしても制度の改定や会社の規則等の見直しとか、そういった目標になりがちなのかな?

 

これは、営業の現場部門も営業の事務系部門もまったく迷惑な話で、管理系部門の目標は大抵、自分たちの業務範囲以外のことに関する制度や規則に対して、問題点をみつけ制度改定や規則の見直しを要求してきます。

 

何が迷惑かというと、自分たちは手を出さず、特に営業部門の事務系に対して、自分たちが掲げた目標を達成するために、「今は経理的にこんな問題があるから、それを調査して適切な規則を作れ!」みたいなことを、平気で言ってきます。

 

そのため、営業の現場部門の事務系にとっては、彼らの目標達成のための仕事が加わり、本体の業務に関わる時間をどんどん無くしてきます。文句の一つも言いたいところですが、立場が弱いと抵抗出来ない。所詮、下っ端中間管理職なんてそんなものですよ。

 

自分たちの掲げた目標は自分たちで苦労して達成することに意義があります。だから、営業部門に関する制度や規則などを変更する必要があれば、営業部門の担当者にヒアリングをしたり、あるいは独自でテータをつくってみたりして、適切な制度・見直しをすることで、その仕事に就いたスタッフのレベルも上がっていく、そんな風に考えてもらいたいものです。他部署に自分の部署の目標は丸投げしちゃいかん!そう言えば、丸投げを「MNG」と表現してた人がいたなぁ(笑)

■自分の課や室に明確なミッションはある?

話が脱線してしまいました。事務系の人事考課の運用に関することについて、書いていきたいと思います。

 

自分の課はどんな役割があり、どんな責任があり、考課の対象期間においてはどんなことに取り組むのか?といったことをスタッフたちに言える環境でないと、評価が良くないスタッフたちの不平・不満は、組織全体の風土悪化にもつながり、業務の生産性だって落ちてきます。これ明らか!

 

業績の上がらない会社って、このような明確なミッションといったものがなく、名刺に“長”とつく方々の思いつきやイメージで物事を進めるような会社は、今業績が良くてもこの先はブラックです。

 

個人的にトムクルーズ主演のミッション・イン・ポッシブルが大好きで、このシリーズは欠かさず映画館で観ていますが、ミッションが明確でチーム全員が共有して最後にはミッション達成となります。

 

途中、想定外のことが起こるので、ミッションの変更は余儀なくされてしまいますが、そのたびにチーム内でミッションが共有され、それぞれの役割が明確になり、その役割をそれぞれが達成できると、全体のミッションが達成しますよね。

 

このような考え方をすると、どの組織だってある目標に対して進んでいるのですから、どこに向かうのかくらいはトップレベルの方が明確にしないとダメ。そしてすぐその下にいる役員や部長といった上級管理職は、どうしたらそのゴールに辿り着けるのか、真剣に考えて我々を含む現場のスタッフに理解してもらう努力をする。

 

ごく当たり前のことですが、皆さんの会社はいかがですか?残念ながら、こうしたことは私の会社には期待できません(笑)

■お給料をもらっていることを忘れてはいけない

そんな状況下にある私ですが、そうとは言え、お給料を頂いている限りは、自分が出来る範囲のよりもちょっと広めに範囲を拡大して、頂いている給料以上の仕事をしたいなって思っています。

 

このちょっと広めが、いいんですよ〜何故だかわかります?私が自分のスタッフ達に求める仕事の姿勢だからです。そのため、見本を見せなければならないから。

 

会社への不満や不平を言い、それを仕事に取り組まないことの言い訳にする方もいるようですが、そのような方々がいて社会が構成され、そのような方々いるから高い評価を受ける方が出てくる。そんな風に考えています。

 

世の中、相対評価ですからね。良い手本があれば、悪い手本もある。よい手本は悪いてひんがあるから良い評価をする。

 

仕事に精を出して頑張っているスタッフ、大いに評価しませんか。たまに、私がスタッフの評価を高くつけると、私の上長が「お前、何でこんな高い評価つけてんねん?」とか言われることがあります。

 

しかしですね、高い評価をしたきちんとした根拠があればいいのです。だって、こうしたスタッフが会社を支えてくれてるんですから、それは人としても主張するようにしています。

 

また、何かと言い訳をして仕事をしないスタッフに対しては、完全放置はしませんが、考課シートを交えてこう話したことがあります。「給料をもらっていることをどう思う?」

 

まぁ、彼にとって都合の良い精一杯の言い訳をしてきますが、「うん、うん」と受け止めながら、結果が出ていないことをデータでやさしく教えて、終始一貫怒ることもなく、叱ることもなく接します。普段は普通にこちらから挨拶もしますし、会話が必要であれば会話もしますが、強いて言えば他のスタッフと比較すると「眼中にない!」と思われても仕方ない接し方を彼には徹しています。やがて相談に来ますよ、彼は。

 

よく上長から、このようなスタッフに関して「あいつの教育は、どうなってるんだ!」みたいなことを、私のような下っ端管理職へ痛烈な指摘をする上長がいますが、いつもこのように切り返しているんです。

 

「○○部長、教えてくださいっ!このようなスタッフに対して、いったいどのような教育をすれば効果的なんでしょうか?ご経験談でも結構ですので、是非ともお願いします!」とちょっと大き目な声で、さらにみんなの前で深々と頭を下げながら言います。でも心では笑っている自分がいます(笑)

お試しあれ。

 

こんなことするから、上長から煙ったがられるんですよね。しかし、面倒なことには巻き込まれないようになります。

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■事務職の目標設定について

よく「事務系は数値目標に置き換えられないよ。」という中間管理職がいますが、それ嘘!言い訳に過ぎないと私は思っています。

 

例えば、業務効率を上げれば総労働時間の短縮につながります。異常な伝票の起票が多ければ、現場教育やマニュアル配布を行うことをするとエラー率が下がります。つまりですね、数値化出来ないのは中間管理職の怠慢なんです。

 

そして、考課目標は、部門や課の役割やミッションから引き出されたものではなくてはなりません。

 

営業部門の事務系としては、例えば営業部門が販売した商品の仕入をする仕事であった場合、お客様の納期に間に合わせるという役割を持っています。生産遅延で納期遅れとなるような例外は除いて、その商品の仕入代金を払うタイミングとお客様から代金を頂くタイミングに差が出ないように発注するのが理想です。

つまり、仕入代金の支払いとお客様からの支払いのリードタイムに対して、目標設定することも出来るかと思います。

 

そこには、仕入部門のミッションというものがあって、例えば「仕入の資金を効率よく運用して、無駄なコスト(金利)を圧縮するため、支払管理・納期管理を最適化する」みたいなものがなければ、こうした目標設定をスタッフに伝えても、「何じゃ、コレ?」と思われてしまいます。

 

このケースにおいては、仕入する商品ごとに発注から納品までのリードタイムが異なると思いますので、商品別の発注から会社への納品リードタイム一覧表を作成し、納品からお客様に引き渡しするリードタイムを最短で出来たか出来なかったかをデータ化する。

 

そのリードタイムを守るために、自己の業務を改善しなくてはならなくなる。リードタイム実績と業務改善度合いが評価の物差しとなり、各スタッフの人事考課に反映する。といったことは出来ないですかね?分かりにくかったらすみません。

 

いずれにせよ、スタッフの人事考課に対して、会社としてしっかりと運用しないと、生産性が落ち、業績低下につながっていく、そんなことを思いながら、私は考課シートにコメントを書いています。気分よく、彼らに仕事をしてもらいたい、その一心で彼らと接していきたいと思っています。

 

電通「鬼十則」でしたっけ?また、ひもときたいと思います。裏十則というものもあります。裏十則の会社風土には、当然のことながら未来はありません(笑)
今回も長文でしたね。最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。



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