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日常起こる様々な出来事に対し、私見で綴っていきたいと思います。

仕事の依頼は文章で!依頼先のコストが発生するのを忘れるな!

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他部署へ仕事を依頼する場合ありませんか?何かのデータ集計や資料の作成、あるいはプロジェクトメンバーなどの召集といったものです。

こうした他部署の仕事をする場合は、当然依頼された部署のスタッフが動くことになりますが、依頼先の部署がどのようになるのかを全く考えず、お気軽に依頼する「アンポンタン」がいるのには、閉口してしまいます。

 

仕事の依頼は文章で!

会社にとって必要な仕事のうち、どうしても自分の部署では解決できないのもの、あるいは共同で行わないと進まない仕事などというのは、特に営業事務系部門では発生しがちです。

こうした場合、その仕事の内容を熟知し、質・精度の高いスタッフが選出されることになりますが、実は「彼はこの案件について良く知っているから」とか「長くこの仕事に携わっているから」とか、事実関係も良く調べずに依頼するケースだってあります。

依頼する側は、自分たちのとって必要な仕事であっても、依頼される側は優先順位が低い場合があります。

そのため、依頼する側の礼儀として、

  • 何故、その仕事を依頼するのか?
  • その仕事が遂行されるとどのように会社に貢献できるのか?
  • その依頼した仕事について、自部署ではどのようなサポートが出来るのか?
  • その依頼する仕事に適した人物は誰なのか?
  • 何故、その人物を選んだのか?

といった内容の文章を作成し、依頼先の責任者に話を通してからはじめて依頼することが出来ると思います。

ちょっと聞けば済むような、また短時間で済むような仕事を除き、やはり筋の通った依頼方法で他部署にお願いしなければならないと私は思います。

 

例えば、私と一緒に仕事をしているスタッフに、私を通さずに他部署が仕事を依頼したとします。

もちろん、そのスタッフが日々何の仕事に従事しているか、普段からウオッチしていますから、私が把握していない仕事をするとすぐバレることになります。

そうした場合であっても、事前に依頼する側の部署から仕事のお願いがあったならば、彼の仕事のバランスを調整、出来るだけ早く仕事を完遂してもらい、普段の仕事に取り掛かってもらいたいところですが、知らないうちに勝手に依頼され、特に彼よりも社内的立場の役職からダイレクトに依頼されるようなものなら、彼はその仕事の優先順位を一番高く感じて、先に依頼された仕事に取り組むでしょう。

そうなると、私の課の仕事のバランスが崩れ、誰かが仕事のバランスを取り戻すことになり、私の部署単体では仕事の効率が悪くなってしまいます。

依頼する側の礼儀としても、ただでさえ依頼先の部署に負担を与えるものですから、常識的に考えても、やはり依頼先の責任者には前述の要素を含めた資料を見せながら、筋を通すのは当たり前の話だと思うんです。

 

依頼先の部署にはコストが発生することを忘れるな!

私は依頼する部署の仕事は受けない、といったネガティブな思考でこのようなことを申し上げているわけではありません。

しかし、人に何かを頼みごとする際には、社会人として

  • 誰に根回しをしておくことが必要なのか?
  • 仕事を請け負ってくれる依頼先のスタッフの負担を軽減するには何をすれば良いのか?

など、礼儀・常識・配慮という要素が存在してはじめて依頼することが出来ると考えます。

 

依頼先の部署においては、他の部署から依頼された仕事は想定外のコスト発生と考えなくてはなりません。

 

仕事を請け負ったのにも関わらず・・・

お気軽に私の部署のスタッフに仕事を依頼する「アンポンタン」がいるのですが、その「アンポンタン」向けにやわらか~い文章で警鐘を鳴らした・・・

つまり、「依頼はいいけど、おたくの責任者から私の責任者宛に仕事の依頼をしたと連絡して頂戴ね~」

とメールしましたが、依頼元のスタッフはこともあろうに、役員クラスの連中にそのメールをご丁寧にプリントアウトし、いかにも私が他の部署から仕事を請け負う時は、「文章でよこせ!さもなくば仕事の依頼は受けない!」などど、文面から想起出来ない解釈で説明し、また運の悪いことにその役員が鵜呑みにして、私に出頭命令が下ったこともあります。

 

「こんな社内手続きをすると、業務のスピードアップが出来ないだろ!」

 

と詰め寄ってきたことがあります。全くメールの意味が理解出来てないや。ちょっと説明しても理解して頂ける雰囲気がなかったので、これ以上話すと言い訳にしているような捉え方をされても困るし、これ以上話しても無駄と判断。なので、「誤解されているようですが、おっしゃっている意味とメールの内容はまったく異なります。」とピリオドを打ちました。

 

「あ~、めんどくせぇ~」

 

営業系のスタッフとは違い、事務系のスタッフは支払給料と定時間内における業務量のバランスが評価項目のひとつだと考えますし、イレギュラーな仕事を依頼されても、私たちが在籍する部署全体の業務に支障が出ない時は。これも高い評価をつけてあげたいと思います。

いつも同じ処理量・変わらない受け持ち業務などと言った自ら変化を起こせるスタッフは早々いません。だからこそ、他部署から依頼された仕事をこなすことが出来るそのスキルに対し、私は大いに彼の評価は高いレベルの評価をつけてあげたいと思っています。

 

自分のところのスタッフが、何の仕事をして、どのような成果を出すかくらい、管理者としては把握して当然だと思いますが・・・前述の役員は何を考えているのでしょう。

 

うちの会社の将来は、危ういですかね?(笑)



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